Sistemas de Gestión

¿Qué es un sistema de gestión y para qué sirve?

Un sistema de gestión no deja de ser nada más que una herramienta que le permite a las organizaciones obtener un mejor desempeño de una manera ordenada.

¿Qué es un Sistema de Gestión Normalizado (SG)?

El Sistema de Gestión Normalizado se define como el conjunto de elementos de una organización que están interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr esos objetivos.

Los puntos que identifican cuándo una organización tiene implantado un sistema de gestión normalizado son:

1. el sistema de gestión normalizado establece la estructura de la organización, los roles y responsabilidades, la planificación, operación, políticas y reglas de la organización, así como las creencias, los objetivos y los procesos para lograr esos objetivos,
2. el sistema puede incluir la totalidad de la organización, funciones y secciones específicas e identificadas de la organización o incluso una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones, y
3. los sistemas de gestión pueden abarcar una o varias disciplinas, como por ejemplo gestión de la calidad, gestión financiera, gestión ambiental, gestión de la seguridad, etc.

Debemos aclarar el concepto de norma: es un documento que contiene especificaciones técnicas que son el resultado de la experiencia y el desarrollo tecnológico. Elaborada gracias al consenso entre todas las partes interesadas en la actividad objeto de la organización, debe ser aprobada por un organismo de normalización reconocido. Su aplicación es voluntaria, pero una vez instalada en el sistema de gestión empresarial requiere de un compromiso activo por la alta dirección y por todas las partes interesadas.

Las ventajas de estas normas son múltiples, pero destacamos las siguientes:

1. permiten a la organización garantizar unos niveles de calidad y seguridad,
2. mejorar en posicionamiento,
3. constituyen una importante fuente de información para los profesionales de cualquier actividad económica.

¿Cómo se aplica el sistema de gestión normalizado?

El SG se ejecuta principalmente a través del Ciclo de Mejora Continua PDCA, conocido también como Círculo de Deming por ser Edwards Deming su autor. Se compone de cuatro pasos sucesivos y obligatorios que correctamente ejecutados permite implantar las mejoras necesarias en los procesos y los procedimientos.

Son los siguientes Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (en inglés: Plan, Do, Check, Act):

1. Planificar (Plan): establecer los objetivos y los procesos necesarios en aquellas actividades o áreas de la empresa susceptibles de mejora para conseguir los resultados de acuerdo con la política de la organización. Es decir: identificar la necesidad de mejorar los procesos y planificar cómo realizar cambios cumpliendo con las políticas y objetivos.
2. Hacer (Do): implementar los procedimientos. Es decir: ejecutar los cambios necesarios en los procedimientos para lograr los objetivos y metas esperados, con la cooperación de las partes interesadas.
3. Verificar (Check): hacer el seguimiento y la medición de las mejoras introducidas verificando el cumplimiento de las políticas y objetivos de la organización, las metas, los requisitos legales y otros requisitos. Incluye informar sobre los resultados de estas comprobaciones.
4. Actuar (Act): una vez que las comprobaciones anteriores arrojan un resultado positivo, se llevarán a cabo las acciones necesarias para implantar la mejora continua en el desempeño del sistema de gestión.

Importante señalar: para que todo el proceso pueda llevarse a efecto con posibilidades de éxito se requiere una constante y fluida transmisión de información útil, veraz y transparente que permita la colaboración y cooperación de todas las partes implicadas y de todos los procesos y áreas de la organización afectados por el ciclo de mejora continua o PDCA.

¿Por qué necesitas tener implantado un sistema de gestión normalizado en tu organización?

La respuesta es sencilla: para hacer frente al riesgo. Es decir: al efecto de la incertidumbre sobre los objetivos de la organización. Para entenderlo debemos tener en cuenta lo siguiente:

1. Un efecto es una desviación respecto a lo previsto. Puede ser positivo, negativo o ambos. Y puede abordar, crear o resultar en oportunidades y amenazas.
2. Los objetivos pueden tener diferentes aspectos y categorías, y se pueden aplicar a diferentes niveles.
3. Con frecuencia, el riesgo se expresa en términos de fuentes de riesgo, eventos potenciales, sus consecuencias y sus probabilidades.

Todas las organizaciones se enfrentan constantemente a elementos y factores que suponen un riesgo para el cumplimiento de sus objetivos. Es decir, que se pueden alterar los procesos de los sistemas de gestión, y en la medida en que controlen mejor dichos factores de riesgo y puedan adaptar sus procesos, más posibilidades tienen de lograr los objetivos con las menores pérdidas posibles.

El ciclo de mejora continua PDCA es la herramienta de gestión normalizada que refuerza el grado de flexibilidad y contingencia ante cualquier riesgo y permite la estabilidad de la organización, su posicionamiento y garantizar la satisfacción de sus clientes con la participación de todas las partes interesadas, desde el liderazgo ejercido de forma comprometida y transversal.

¿Qué es la Certificación y qué ventajas aporta?

Muchas son las organizaciones que deciden evaluar su sistema de gestión por un organismo externo (acreditado o sin acreditación) para demostrar que ha implementado su sistema.

La certificación proporciona una demostración independiente de que el sistema de gestión de la organización:

1. Cumple con los requisitos especificados
2. Es capaz de lograr coherentemente su política y objetivos, y
3. Está implementado de manera eficaz.

Una ventaja de la certificación del sistema de gestión es que aporta valor a la organización, sus clientes y partes interesadas.